Hệ thống quản lý chất lượng – ISO 9001:2015

Khi áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp, công tác quản lý sẽ đơn giản hơn vì hệ thống đã được vận hành theo một quy trình khoa học và hiệu quả. Đội ngũ lãnh đạo sẽ có thêm nhiều thời gian để tìm hiểu về thị trường, xây dựng các mối quan hệ trong kinh doanh.

• Để đạt được chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu, xây dựng hệ thống của lý của mình theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Cụ thể hơn, doanh nghiệp sẽ phải có những tài liệu, quy trình, hướng dẫn… đảm bảo theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO.

• Việc xây dựng và áp dụng ISO 9001:2015 là một quá trình triển khai tương đối nhiều thời gian, khoảng 6 – 9 tháng và nhiều nhân sự tham gia.

• Kết quả của bước này là doanh nghiệp có một hệ thống quản lý phù hợp theo tiêu chuẩn ISO.

• Doanh nghiệp có được Giấy chứng nhận ISO là kết quả ban đầu. Sau khi đã Giấy chứng nhận doanh nghiệp phải duy trì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của mình. Nếu không duy trì, điều này có thể dẫn tới việc hoạt động trì trệ và không hiệu quả.

• Ngoài ra, có thể doanh nghiệp sẽ không đạt được yêu cầu khi đánh giá giám sát sau 12 tháng. Hiệu lực của Giấy chứng nhận ISO 9001 không còn nữa. Do vậy, sau khi đạt được chứng nhận ISO 9001 cần thường xuyên cải tiến và duy trì việc áp dụng hệ thống.

Lãnh đạo công ty cần quyết định lựa chọn, chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự để triển khai xây dựng và áp dụng ISO.

Để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Trước tiên cần phân tích và xác định được các điều khoản của tiêu chuẩn ISO. Sau đó xem xét sư đáp ứng các điều khoản đó của tổ chức so với yêu cầu trong tiêu chuẩn. Sau khi tiến hành phân tích, ban ISO sẽ lên kế hoạch lập thực hiện chi tiết.

Đây là một thông tin quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới. Vì vậy, cần phải thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp được biết. Chuẩn bị cho kế hoạch áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015.

ISO áp dụng cho toàn bộ quá trình sản xuất của doanh nghiệp, do đó thông báo kế hoạch để mọi người cùng cố gắng thực hiện là điều quan trọng.

Đưa những quy trình tác nghiệp vào hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào áp dụng trong những phòng ban/bộ phận có liên quan của tổ chức. Trong bước này, lãnh đạo của doanh nghiệp và đội ngủ nhân viên phải được thông báo về những quy trình làm việc mới hoặc những thay đổi chính thức trong hoạt động vận hành sản xuất/kinh doanh theo tiêu chuẩn ISO 9001

9001 yêu cầu doanh nghiệp phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 để đảm bảo hệ thống được duy trì, vận hành ổn định. Kỹ năng đánh giá nội bộ là một trong những kỹ năng cần thiết và hữu ích cho các cán bộ quản lý cấp trung để có thể tự kiểm tra, đánh giá chéo hiệu quả các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp đã xây dựng, áp dụng và vận hành được hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 thì cần tìm đến tổ chức chứng nhận hợp pháp tại Việt Nam để làm các thủ tục đăng ký chứng nhận. Sau khi đăng ký chứng nhận tổ chức chứng nhận sẽ cử đoàn chuyên gia có năng lực và kinh nghiệm đến tại doanh nghiệp để đánh giá, thẩm định tính phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập so với các yêu cầu trong tiêu chuẩn.

Chứng nhận ISO 9001 sẽ là một lợi thế cạnh tranh và nâng cao thương hiệu, hình ảnh rất lớn.

Nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi nghĩ rằng chỉ cần có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đã là bước cuối cùng của công việc xây dựng và áp dụng chứng nhận ISO 9001. Tuy nhiên, việc duy trì được hệ thống quản lý chất lượng đó cũng quan trọng, khó khăn không kém.

Do đó, doanh nghiệp cần được đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của mình được vận hành xuyên suốt trong hoạt động hằng ngày của tổ chức; để đảm bảo tính ổn định của hệ thống và tao ra cơ hôi cải tiến; nâng cao chất lượng sản phẩm.

Hiệu lực của Chứng nhận ISO 9001:2015

Hiệu lực của giấy chứng nhận có thời gian bao lâu?

• Hiệu lực của chứng nhận tiêu hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 có thời hạn trong 3 năm.

• Trong thời gian hiệu lực chứng chỉ, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ. Để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn.

Chu kỳ giám sát:

• Chu kỳ giám sát có thể là 6-9 tháng hoặc tối đa là 12 tháng. Tùy theo quy định của tổ chức chứng nhận và thỏa thuận giữa khách hàng và tổ chức chứng nhận.

• Hết 3 năm vẫn muốn chứng nhận, tổ chức đó phải đăng ký đánh giá lại. Cuộc đánh giá lại được tiến hành tương tự cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ tiêu chuẩn ISO cấp lại có hiệu lực trong 3 năm.

Trước hết bạn cần xem xét đánh giá hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của công ty có thể thỏa mãn được mọi yêu cầu của tiêu chuẩn hay không. Xác định vấn đề cần giải quyết, hoạt động nào cần phải thỏa mãn theo yêu cầu của ISO 9001, đòi hỏi sự ra quyết định phù hợp.

Từ kết quả xem xét trên, chúng ta sẽ có cơ sở để lập kế hoạch chi tiết về xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001.

Sau khi đã có quyết định thực hiện, lãnh đạo công ty sẽ chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự tham gia triển khai xây dựng và chỉ đạo thực hiện áp dụng, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty về các hoạt động của ban  ISO.

Đây còn là người thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ ISO 9001 định kỳ hàng tháng.

Sau khi xem xét các điều khoản và yêu cầu của ISO 9001, và theo tình hình thực tế của công ty, bạn sẽ trả lời cho những câu hỏi sau:

• Kiểm tra xem hiện tại công ty mình có thể đáp ứng những yêu cầu nào?

• Chưa thể đáp ứng những điều khoản nào?

• Cần thực hiện thay đổi gì để đáp ứng điều khoản đó hay không?

• Nếu có thể thì cần phải làm những việc làm gì?

• Khối lượng công việc ra sao?

• Ai sẽ phụ trách?

Đó được gọi là xây dựng kế hoạch thực hiện. Có được kế hoạch thực hiện rồi, bạn cũng dễ dàng xác định được thời gian đánh giá chứng nhận.

Ban ISO có nhiệm vụ phổ biến, hướng dẫn áp dụng các quy định của hệ thống quản lý chất lượng đến các phòng ban, bộ phận có liên quan.

Toàn thể nhân viên công ty đều có thể tham gia khóa đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn ISO 9001.

Ban ISO sẽ tham gia thêm khóa đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ.

Tổ chức rà soát, đánh giá nội bộ để cải tiến, hoàn thiện hệ thống.

Mục đích của công tác đánh giá nội bộ nhằm xác định xem hệ thống của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa, trong quá trình áp dụng có đem lại hiệu quả không. Xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục trước khi thực hiện đánh giá chính thức.

Đánh giá chứng nhận sẽ do bên thứ ba thực hiện đó là Tổ chức chứng nhận. Sau đánh giá, bạn sẽ phải thực hiện các hành động khắc phục theo yêu cầu (nếu có lỗi). Tổ chức chứng nhận cũng sẽ là đơn vị cấp giấy chứng nhận ISO 9001.

Sau chứng nhận, việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của mình vận hành xuyên suốt trong hoạt động hằng ngày của tổ chức để đảm bảo tính ổn định của hệ thống và tạo ra cơ hội cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm.

Hằng năm Tổ chức chứng nhận sẽ đến đánh giá giám sát tại doanh nghiệp (không quá 12 tháng/1 lần). Công tác đánh giá giám sát tương tự như đánh giá chứng nhận lần đầu.