Hệ thống quản lý chất lượng – ISO 45001:2018

Hiểu các yêu cầu theo luật định và quy định tác động như thế nào đến tổ chức của bạn và khách hàng của tổ chức.

Xác định các sự cố tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp kiểm soát cũng như biện pháp để giảm rủi ro ở mức thấp nhất có thể, bảo vệ nhân viên và khách hàng khỏi bị tổn hại.

Đặt sức khỏe và tài sản của người lao động, khách hàng và nhà cung cấp lên hàng đầu và mọi người sẽ hưởng ứng.

Ít thời gian ngừng hoạt động hơn do sự cố và sức khỏe kém cũng như chi phí pháp lý và bồi thường thấp hơn đồng nghĩa với việc tiết kiệm được tiền.

Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách nhất quán đồng thời bảo vệ sức khỏe và tài sản của họ.

• Để đạt được chứng nhận ISO 45001, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu, xây dựng hệ thống của lý của mình theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001. Cụ thể hơn, doanh nghiệp sẽ phải có những tài liệu, quy trình, hướng dẫn… đảm bảo theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO.

• Việc xây dựng và áp dụng ISO 45001:2018 là một quá trình triển khai tương đối nhiều thời gian, khoảng 6 – 9 tháng và nhiều nhân sự tham gia.

• Kết quả của bước này là doanh nghiệp có một hệ thống quản lý phù hợp theo tiêu chuẩn ISO.

• Doanh nghiệp có được Giấy chứng nhận ISO là kết quả ban đầu. Sau khi đã Giấy chứng nhận doanh nghiệp phải duy trì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của mình. Nếu không duy trì, điều này có thể dẫn tới việc hoạt động trì trệ và không hiệu quả.

• Ngoài ra, có thể doanh nghiệp sẽ không đạt được yêu cầu khi đánh giá giám sát sau 12 tháng. Hiệu lực của Giấy chứng nhận ISO 45001 không còn nữa. Do vậy, sau khi đạt được chứng nhận ISO 45001 cần thường xuyên cải tiến và duy trì việc áp dụng hệ thống.

Trong các bước thực hiện ISO 45001, việc tìm hiểu về tiêu chuẩn ISO 45001 được coi là tiền đề để đảm bảo hệ thống quản lý môi trường được vận hành đúng hướng và đáp ứng được đúng những yêu cầu của ISO 45001.

Bởi nếu như không hiểu rõ về tiêu chuẩn này, việc xây dựng và triển khai hệ thống quản lý môi trường sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn, thậm chí là đi lệch khỏi quỹ đạo. Vừa làm lãng phí thời gian, công sức cùng chi phí của doanh nghiệp, vừa không đem lại hiệu quả như kỳ vọng.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bạn đang hoặc có dự định tích hợp nhiều hệ thống quản lý ISO khác (ISO 9001, ISO 22000…), doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu kỹ về các tiêu chuẩn ISO để đảm bảo việc tích hợp này là phù hợp và đạt được thành công.

Khi đã hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 45001, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích, đánh giá hoạt động quản lý môi trường của mình ở thời điểm hiện tại.

Khảo sát toàn bộ và đánh giá sơ bộ thực tế Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp đang áp dụng tại doanh nghiệp. Xem xét các nội dung nào chưa đảm bảo yêu cầu theo quy định của tiêu chuẩn, API sẽ hướng dẫn đơn vị chỉnh sửa, bổ sung,…(nếu có).

Việc làm này sẽ cho phép doanh nghiệp có một cái nhìn cơ bản về hoạt động quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Đánh giá được những điểm đã thực hiện tốt cùng những thiếu sót cần được cải thiện. Từ đó, dần hình thành được định hướng cùng kế hoạch áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001 một cách phù hợp nhất.

Đây là một thông tin quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới. Vì vậy, cần phải thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp được biết. Chuẩn bị cho kế hoạch áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 45001:2018.

Kế hoạch phải được thiết lập dựa trên sự tuân thủ các yêu cầu về pháp luật, tuân thủ tiêu chuẩn ISO 45001 và mong đợi của các bên liên quan. Bởi vậy doanh nghiệp cần:

• Xác định các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp mà doanh nghiệp phải tuân thủ bao gồm: các yêu cầu pháp luật của quốc tế, quốc gia; các yêu cầu pháp luật của địa phương/ nghành nghề; yêu cầu của các bên liên quan như khách hàng, đối tác; hợp đồng với người lao động.

• Xác định các yếu tố nguy hiểm tại nơi làm việc, các rủi ro trong lao động, các mối nguy hiểm trong sản xuất. Trong đó có các rủi ro và cơ hội trong phạm vi hệ thống quản lý an toàn vệ sinh lao động.

• Thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đặt ra. Cần mô tả cách thức thực hiện để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đó, bao gồm cả thời gian, các nguồn lực cần thiết và người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc này.

Đào tạo nhận thức cho doanh nghiệp bạn về ISO 45001 là 1 bước rất quan trọng trong các bước thực hiện ISO 14001. Doanh nghiệp bạn cần phải thông tin cho toàn bộ cán bộ công nhân viên về kế hoạch ISO 45001. Đồng thời, tổ chức các khóa đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn này.

Thông qua việc đào tạo, cần đảm bảo toàn thể cá nhân trong tổ chức không chỉ hiểu ISO 45001 về mặt lý thuyết, mà còn nắm được cách thức thực hiện ra sao trong công việc hàng ngày để hệ thống được vận hành một cách trơn tru, thuận lợi và đạt được mục tiêu đặt ra.

Việc xây dựng và duy trì một hệ thống hồ sơ, tài liệu ISO 45001 về hệ thống quản lý môi trường là một bước đặc biệt quan trọng trong các bước thực hiện và chứng nhận ISO 45001. Bởi nó giúp toàn bộ hệ thống hoạt động một cách nhất quán, được kiểm soát toàn diện. Là cơ sở để lãnh đạo ra quyết định phù hợp trước các thay đổi liên quan tới khía cạnh an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

Các tài liệu, hồ sơ doanh nghiệp cần xây dựng bao gồm những quy trình, thủ tục, các hướng dẫn, biểu mẫu,… liên quan đến hoạt động vận hành, kiểm soát hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống hồ sơ được xây dựng một cách đầy đủ, chính xác, được kiểm soát chặt chẽ và cải tiến khi phù hợp. Đồng thời, đảm bảo tính sẵn có cho các bên liên quan.

Doanh nghiệp tiến hành triển khai hoạt động quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo các quy trình trong kế hoạch ISO 45001 được thiết lập trước đó. Việc triển khai cần phải được thực hiện bởi toàn bộ cá nhân cùng phòng ban trong doanh nghiệp. Đồng thời, phải được theo dõi, kiểm soát chặt chẽ và toàn diện.

Khi có sự thay đổi (tiêu cực hoặc tích cực) trong các khía cạnh an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, doanh nghiệp phải có những hành động khắc phục, cải tiến kịp thời để duy trì được hiệu lực và hiệu quả của hệ thống.

Mọi thay đổi trong quy trình cần được ghi chép lại rõ ràng, cụ thể và thông báo kịp thời tới các cá nhân hay bộ phận liên quan để đảm bảo sự nhất quán trong hệ thống.

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ để có thể nhìn lại mọi quy trình, hoạt động một cách tổng quan nhất. Nội dung cùng kết quả của những cuộc đánh giá này cần được ghi chép và lưu trữ dưới dạng hồ sơ để phục vụ cho việc đánh giá chứng nhận về sau.

Một số nội dung doanh nghiệp cần phải thực hiện đánh giá bao gồm:

• Mức độ hoàn thành so với các mục tiêu đã đặt ra.

• Mức độ tuân thủ các vấn đề về anh toàn và sức khỏe nghề nghiệp được quy định bởi pháp luật hoặc theo yêu cầu của các bên liên quan.

• Những sự không phù hợp đang diễn ra trong hệ thống. Nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của sự không phù hợp đó.

• Các hành động khắc phục sự không phù hợp cùng kết quả của các hành động đó.

• Hồ sơ ISO 45001 về hệ thống quản lý môi trường.

Doanh nghiệp lựa chọn tổ chức chứng nhận sự phù hợp và đăng ký chứng nhận ISO 45001 với tổ chức đó. Nếu như các bước thực hiện ISO 45001 trên đã hoàn thiện nhưng đến bước này doanh nghiệp không lựa chọn đúng tổ chức chứng nhận có năng lực thì sẽ lãng phí thời gian và công sức xây dựng. Doanh nghiệp nên lưu ý lựa chọn những đơn vị có uy tín, được cấp phép hoạt động bởi cơ quan quản lý nhà nước.

Sau khi tiếp nhận bản đăng ký, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của doanh nghiệp. Căn cứ vào kết quả đánh giá, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng chỉ ISO 45001 hoặc khắc phục các điểm chưa phù hợp trong hệ thống để đạt được chứng nhận.

API hỗ trợ đơn vị liên hệ với Tổ chức chứng nhận (bên thứ 3) để thực hiện việc đăng ký đánh giá cấp chứng nhận ISO 45001.

Đoàn chuyên gia đánh giá (Tổ chức chứng nhận) đến đánh giá thực tế tình hình áp dụng hệ thống ISO 45001 tại doanh nghiệp. Xem xét sự phù hợp giữa thực tế cùng những nội dung trong hồ sơ, tài liệu mà doanh nghiệp cung cấp. Sau đó, đưa ra các kiến nghị cho doanh nghiệp để khắc phục các sự không phù hợp trong hệ thống.

Theo các yêu cầu cần khắc phục của Tổ chức chứng nhận, API sẽ kiểm tra lại tình trạng và thực hiện khắc phục. Sau đó, Tổ chức chứng nhận sẽ thẩm xét lại một lần nữa toàn bộ hồ sơ cùng kết quả đánh giá hệ thống quản lý để xem xét việc cấp giấy chứng nhận ISO 45001.

Sau khi đạt được chứng nhận ISO 45001, doanh nghiệp cần duy trì hiệu lực hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp thông qua việc thực hiện, đánh giá và cải tiến các quy trình trong hệ thống một cách thường xuyên và phù hợp.

Việc làm này không chỉ nhằm mục đích duy trì giá trị của chứng chỉ ISO 45001 trong thời gian còn hiệu lực (tối đa 3 năm). Mà còn để đảm bảo hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp được vận hành có hiệu quả, giảm thiểu được tối đa các ảnh hưởng của hoạt động sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp tới an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

Một số lưu ý khi thực hiện và chứng nhận ISO 45001

Khi áp dụng các bước thực hiện và chứng nhận ISO 45001, doanh nghiệp nên lưu ý tới một số yếu tố sau đây:

• Đảm bảo có sự tham gia cùng cam kết từ lãnh đạo cao nhất.

• Thúc đẩy sự tham gia của mọi cá nhân trong tổ chức.

• Khi xây dựng kế hoạch cùng các quy trình cần căn cứ vào thực tế của doanh nghiệp.

• Đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ cho cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

• Cải tiến liên tục để hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp luôn đạt hiệu quả tối ưu.

• Thời gian xây dựng hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp và chứng nhận ISO 45001 ở mỗi doanh nghiệp là không giống nhau tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động cùng khả năng và nguồn lực sẵn có.

Đặc biệt, đừng chỉ triển khai hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp chỉ vì mục đích tuân thủ pháp luật. Mà hãy hướng tới những mục tiêu có ý nghĩa hơn. Bởi với ISO 45001, doanh nghiệp không chỉ cải thiện được năng suất cùng lợi nhuận. Mà còn có thể giảm thiểu tai nạn lao động và ảnh hưởng đến sức khỏe của người lao động trong doanh nghiệp. Đây chính là tiền để để hướng tới sự phát triển bền vững và dài lâu cho bản thân doanh nghiệp cũng như toàn xã hội.